Prowadząc negocjacje w Niemczech na temat rozwiązania spornej sytuacji należy zachować dużą czujność, w szczególności aby je formalnie i skutecznie zakończyć. Zdarzają się bowiem sytuacje, że nasz niemiecki kontrahent formułuje wobec naszej firmy określone roszczenia, czy to wynikające z wad rzeczy, czy np. odszkodowawcze w związku z powstaniem szkody lub w ogóle jeszcze z innego tytułu. Zwykle w takiej sytuacji jako rzetelna firma przystępujemy do negocjacji w celu wyjaśnienia kwestii tych roszczeń lub ich uzgodnienia sposobu ich zaspokojenia, jeżeli są zasadne. W trakcie rozmów może się jednak okazać, że roszczenia niemieckiej firmy są nieadekwatne do szkody lub osiągnięcie konsensusu z innych przyczyn jest niemożliwe. Często zdarza się, że negocjacje utykają w tzw. martwym punkcie i nie są dalej prowadzone.
Jeżeli roszczenie zostało sformułowane wobec naszej firmy i z dużym prawdopodobieństwem może podlegać prawu niemieckiemu, a próby wyjaśnienia sytuacji z firmą niemiecką nie przynoszą rezultatu, powinniśmy zadbać o to, aby negocjacje formalnie zakończyć. Rozpoczęcie negocjacji na terenie Niemiec dotyczących roszczeń wywołuje bowiem skutek prawny w postaci zawieszenia biegu terminu przedawnienia roszczenia. Zgodnie z treścią § 203 BGB (niemieckiego kodeksu cywilnego), jeżeli pomiędzy dłużnikiem i wierzycielem toczą się negocjacje dotyczące roszczenia lub okoliczności uzasadniających roszczenie, wówczas bieg przedawnienia ulega zawieszeniu do czasu, aż jedna ze stron odmówi kontynowania negocjacji – Hemmung der Verjährung bei Verhandlungen.
Formalne zakończenie negocjacji powinno nastąpić na piśmie i zawierać oświadczenie, że odmawia się kontynuowania negocjacji, a także, że nie uznaje się roszczenia drugiej strony co do zasady oraz co do wysokości tzw. doppelte Verneinung. Najbezpieczniej jest prowadzić negocjacje na obszarze Niemiec pod nadzorem niemieckiego prawnika. Kancelaria dysponuje doświadczeniem w prowadzeniu negocjacji na terenie Niemiec. Niestety w wielu przypadkach negocjacje są inicjowane, a następnie strony tracą nimi zainteresowanie. Po jakimś czasie okazuje się jednak, że sprawa jest w sądzie i roszczenie, wobec którego mógłby być skuteczny zarzut przedawnienia, jest dochodzone. W przypadku niektórych spraw, jak np. w prawie transportowym przy przewozie kabotażowym i nie tylko (konwencja CISG) wręcz wskazane może być z uwagi na krótki okres przedawnienia roszczeń, niezwłoczne odrzucenie roszczeń (reklamacji)
Berlin, dnia 26.06.2017 r.
Paweł Majewski, LL.M. (Universität Potsdam)
Radca Prawny / Polnischer Anwalt (Mitglied der Rechtsanwaltskammer Berlin)
