Od wielu lat doradzamy przedsiębiorcom w zakładaniu spółek w Niemczech. Założenie spółki GmbH w Niemczech powinno zostać poprzedzone gruntowną analizą pod kątem możliwości optymalizacji kosztów prowadzenia działalności w Niemczech. W niniejszym artykule chcielibyśmy zwrócić uwagę na możliwość uregulowania w umowie spółki GmbH miejsca odbywania zgromadzenia wspólników poza granicami Niemiec.
Często zdarza się, że spółka GmbH jest zakładana na obszarze Niemiec dla realizacji konkretnego kontraktu natomiast wspólnicy i zarząd takiej spółki na stałe przebywają w Polsce. Na miejscu przebywają tylko pracownicy realizujący dane zlecenie. O ile w przypadku przygranicznych miejscowości odbycie zgromadzenia wspólników nie wiąże się z istotnymi kosztami, o tyle odbycie zgromadzenia wspólników w Stuttgarcie przez wspólników pochodzących z Trójmiasta będzie połączone ze znacznymi kosztami.
W przeciwieństwie do prawa polskiego niemiecka ustawa o spółce GmbH (odpowiednik polskiej spółki z o.o.) nie reguluje zagadnienia miejscowości w której ma się odbyć zgromadzenie wspólników. W kwestii wyboru miejsca odbycia zgromadzenia wspólników – Gesellschafterversammlung – wspólnicy mają daleko idącą autonomię i mogą ustalić, że zgromadzenie wspólników może się odbyć również w Polsce, co z pewnością pozytywnie wpłynie na obniżenie kosztów funkcjonowania spółki.
Należy mieć jednak na uwadze, że odbycie zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki, w tym przypadku w Polsce, może zostać uznane za ograniczenie prawa głosu wspólnika, a co za tym idzie może stanowić podstawę do skutecznego zaskarżenia uchwał. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia, jeżeli dla danego wspólnika uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników wiązałoby się ze szczególnymi uciążliwościami (np. długotrwała podróż, koszty podróży i noclegu) i z tego powodu zrezygnowałby z uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników.
W przypadku zwoływania zgromadzenia wspólników, które ma się odbyć za granicą lub wysyłania zaproszeń do wspólników mających swoje miejsce za granicą należy mieć na uwadze termin, o którym mowa w § 51 ust. 1 niemieckiej ustawy o spółce GmbH – GmbH-Gesetz. Zgodnie z tym przepisem pomiędzy doręczeniem zaproszenia, a terminem odbycia zgromadzenie wspólników musi istnieć odstęp co najmniej jednego tygodnia. Ponieważ zaproszenia są wysyłane co do zasady listami poleconymi to dla zachowania powyższego terminu należy wziąć pod uwagę dłuższy termin doręczania korespondencji zagranicznej przez pocztę.
W ostatnim czasie nasza Kancelaria optymalizowała umowę niemieckiej spółki GmbH pod kątem potrzeb polskich wspólników. Kancelaria doradza we wszystkich aspektach prawnych związanych z funkcjonowanie niemieckiej spółki GmbH, począwszy od jej założenia, poprzez przygotowywanie dokumentacji spółki, przygotowywanie zgromadzeń wspólników, zaskarżania uchwał, a kończąc na jej likwidacji lub złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości.
Berlin, Poznań, Szczecin, dnia 16.01.2018 r.
Paweł Majewski, LL.M. (Universität Potsdam)
Radca Prawny / Polnischer Anwalt (Mitglied der Rechtsanwaltskammer Berlin)
