Niedawne orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2018 r. w sprawie II FSK 38/16 zainspirowało nas do przybliżenia zagadnienia odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe polskiej spółki z o.o. w języku niemieckim. Treść artykułu jest dostępna na naszej stronie internetowej dedykowanej dla klientów niemieckojęzycznych www.polen-anwaltskanzlei.de w zakładce AKTUELLES. Jedynie tytułem wprowadzenia wskazać należy, że Naczelny Sąd Administracyjny w ww. orzeczeniu z 19 stycznia 2018 r. uznał, że wewnętrzny podział zadań i obowiązków pomiędzy członkami zarządu spółki z o.o. tego rodzaju, że jeden z członków zarządu jest zwolniony od zajmowania się sprawami finansowymi, nie stanowi podstawy do wyłączenia tego członka zarządu od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki.
Ponieważ kwestia odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki stanowi istotny przedmiot zainteresowania naszej Kancelarii nie tylko na gruncie prawa polskiego, postanowiliśmy przeanalizować zagadnienie odpowiedzialności członków zarządu niemieckiej spółki GmbH w sytuacji ustalenia podziału zadań – Ressortaufteilung pomiędzy poszczególnymi członkami zarządu. Zapytania związane z obejmowaniem funkcji członka zarządu w niemieckich spółkach nie należą do rzadkości. Przy okazji zakładania spółki GmbH w Niemczech nasi klienci zwykle oczekują również doradztwa w zakresie dotyczącym sprawowania funkcji członka zarządu – Geschäftsführer.
W pierwszej kolejności zauważyć należy, że problem podziału obowiązków pomiędzy członkami zarządu pojawia się zwykle w większych spółkach, których struktura organizacyjna wymaga zatrudnienia większej liczby członków zarządu, odpowiedzialnych za określone obszary działalności spółki. Poszczególni członkowie zarządu mogą objąć funkcję np. dyrektora wykonawczego, dyrektora ds. finansowych, czy też dyrektora ds. marketingu. W spółkach niemieckich, prowadzących w Polsce intensywną działalność gospodarczą, duże znaczenie może mieć powierzenie funkcji dyrektora ds. marketingu, będącego jednocześnie członkiem zarządu, osobie znającej język polski oraz polski rynek. Decydując się na takie stanowisko przyszły członek zarządu niemieckiej spółki powinien mieć na uwadze następujące uwagi.
Członek zarządu jest zobowiązany do prowadzenia przedsiębiorstwa spółki z zachowaniem należytej staranności kupieckiej (tak § 43 ust. 1 niemieckiej ustawy o spółce GmbH - dalej zwanej GmbHG). Zgodnie z treścią § 35 ust. 1 GmbHG spółka jest reprezentowana w zakresie czynności sądowych i pozasądowych przez członka zarządu. W przypadku ustanowienia w spółce większej liczby członków zarządu, wówczas wszyscy członkowie zarządu działający wspólnie są uprawnieni do reprezentowania spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (§ 35 ust. 2 GmbHG).
Wspólne prowadzenie spraw spółki GmbH przez wszystkich członków zarządu, obejmujące również jej reprezentację może okazać się, w pewnych sytuacjach, mało praktyczne. Z tego też powodu w literaturze przedmiotu zwraca się uwagę, że umowa spółki nie powinna zawierać zapisu o wspólnym prowadzeniu spraw spółki przez członków zarządu, lecz na zasadzie klauzuli generalnej pozostawić możliwość kształtowania sposobu reprezentacji i prowadzenia spraw spółki zgromadzeniu wspólnikom, czy to w drodze uchwały wspólników, czy też w drodze uchwalonego regulaminu zarządu (tak T. Klein, T. Müller, Praxishandbuch der GmbH Gesellschafts- und Steuerrecht, nwb, 2018, S. 417).
Wprowadzony podział zadań pomiędzy członków zarządu, pomimo swoich licznych zalet, nie zwalnia jednak poszczególnych członków zarządu z obowiązku kontroli i nadzoru, także w stosunku do pozostałych członków zarządu. Pamiętać bowiem należy, że pomimo wprowadzenia podziału zadań, wszyscy członkowie zarząd od strony prawnej odpowiadają nadal za prowadzenie spraw spółki. Ponadto z pewnych obowiązków ustawowych nie można w ogóle zwolnić członków zarządu, nawet w drodze ustanowionego w spółce podziału kompetencji. Do takich obowiązków ustawowych zaliczyć m.in. należy: sporządzenie sprawozdania rocznego, zwołanie zgromadzenia wspólników, prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. Powyższe dotyczy również obowiązków publicznoprawnych, wynikających z ustaw podatkowych czy socjalnych, z których to obowiązków również nie można zwolnić poszczególnych członków zarządu.
Reasumując decydując się na objęcie funkcji członka zarządu w niemieckiej spółce GmbH powinniśmy przede wszystkim sprawdzić wiarygodność spółki, następnie upewnić się jakie obowiązki wynikające z różnego rodzaju ustaw ciążą na członkach zarządu i z których to obowiązków poszczególni członkowie zarządu nie mogą zostać zwolnieni. Na tej podstawie warto sporządzić tzw. check list, która w przyszłości pomoże nam przy prowadzenie kontroli. Należy się upewnić, jakie narzędzia informacyjne i nadzorcze zapewnia sama spółka, tak aby poszczególni członkowie zarządu mogli stworzyć sobie obraz o działalności innych członków zarządu i wszystkie nieprawidłowości niezwłocznie wykrywać oraz w razie potrzeby samodzielnie podejmować działania zaradcze.
Powyższy artykuł nie stanowi wyczerpującego przedstawienie zagadnienia, ani tym bardziej porady prawnej. Z uwagi na surowe rygory odpowiedzialności prawnej członków zarządu, zarówno w Polsce, jak i w Niemczech, przed objęciem funkcji członka zarządu warto zasięgnąć porady prawnika specjalizującego się w prawie spółek. W przypadku pytać zachęcamy również do skorzystania z usług naszej kancelarii.
Berlin, Poznań, Szczecin, dnia 22.05.2018
Paweł Majewski, LL.M. (Universität Potsdam)
Radca Prawny / Polnischer Anwalt (Mitglied der Rechtsanwaltskammer Berlin)
