• Uwagi ogólne

Do napisania niniejszego artykułu skłoniły mnie doświadczenia zawodowe zebrane na przestrzeni ostatniego roku. W praktyce naszej Kancelarii obserwuję bowiem coraz częstsze wykorzystanie zaawansowanych narzędzi informatycznych przez zagranicznych kontrahentów przy udzielaniu zleceń polskim firmom. Tego rodzaju nowoczesne narzędzia komunikacji elektronicznej są wykorzystywane głównie w branży energii odnawialnej, instalacji sieci komórkowej, a także branży produkcyjnej, gdzie w proces produkcji jest zaangażowane liczne grono podwykonawców.

Zastosowanie nowoczesnych narzędzi informatycznych w procesie współpracy gospodarczej polega na wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania przez zleceniodawców. Zleceniodawca tworzy rozbudowaną platformę komputerową i udziela poszczególnym podwykonawcom dostępu online do tej platformy. Tradycyjna komunikacja pisemna oraz korespondencja E-Mail jest zastępowana przez logowanie się do takiej platformy i pobieranie oraz zamieszczenie w niej różnych dokumentów związanych z procesem realizacji zlecenia. I tak, zleceniodawca wprowadza do systemu zlecenie wraz z wytycznymi, które zostaje przydzielone konkretnemu zleceniobiorcy. Zleceniobiorca z kolei, po zalogowaniu się do systemu, wprowadza do niego dokumenty związane z realizacją zlecenia takie jak zestawienia godzinowe (time sheet lub Stundenaufstellung),  obmiary (Aufmaß), odbiory cząstkowe i końcowe, dokumenty potwierdzające dostawy itp. oraz rachunki.

• Ogłoszenie upadłości i zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym

Niestety zdarza się, że zagraniczne firmy, nawet takie o ugruntowanej pozycji na rynku popadają w problemy finansowe i zgłaszają wniosek o ogłoszenie upadłości (Insolvenzantrag). Do MAJEWSKI Kancelaria Prawna zgłaszają się regularnie wierzyciele, którzy współpracowali z niemieckimi firmami z branży telekomunikacyjnej (np. w zakresie instalacji masztów telefonii komórkowej), z branży energetyki wiatrowej (np. w zakresie instalacji i serwisu turbin wiatrowych), z branży motoryzacyjnej (np. w zakresie montażu instalacji do produkcji części samochodowych), a także z innych branż z prośbą o dochodzenie ich roszczeń w niemieckim postępowaniu upadłościowym (Insolvenzverfahren).

Na etapie przygotowania zgłoszenia wierzytelności w niemieckim postępowaniu upadłościowym okazuje się jednak, że wiele firm nie jest w stanie skompletować dokumentów niezbędnych do zgłoszenia wierzytelności. Wykorzystanie zaawansowanych systemów informatycznych we współpracy z zagranicznymi kontrahentami ma często jeden wspólny negatywny mianownik. W przypadku ogłoszenia upadłości taki system jest wyłączny przez syndyka, a co za tym idzie loginy i hasła przestają działać i wierzyciel nie może pobrać z systemu już żadnych dokumentów. Okazuje się, że podwykonawcy, którzy stają się teraz wierzycielami i mają prawo do zgłoszenia wierzytelności w postępowaniu upadłościowym, często dysponują jedynie fakturami. W takiej sytuacji uznanie wierzytelności w niemieckim postępowaniu upadłościowym zależy często od rzetelności zagranicznego kontrahenta i jego pracowników, którzy potwierdzą wykonanie zlecenia oraz wysokość należności.

• Dokumentowanie realizacji zlecenia

Niestety nie w każdym przypadku tak się dzieje, dlatego warto pamiętać, o tym, aby w ramach współpracy, przy wykorzystaniu różnego rodzaju systemów informatycznych, dokumentować na bieżąco realizację kontraktu. Pobierać z systemy wydruki wprowadzanych danych, sporządzać tzw. printscreeny, domagać się pisemnego lub przynajmniej E-Mailowego potwierdzenie wykonanie prac, wykonania usługi, dostawy, starać się o uznanie roszczenia. Natomiast w przypadku problemów z płatnościami najlepiej od razu skontaktować się z doświadczoną kancelarią prawną, aby ustalić dalszy sposób działania.

Zwracamy uwagę, że każda sprawa ma charakter indywidualny. Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej. Przedstawia jedynie refleksje autora prawnika z MAJEWSKI Kancelaria Prawna na temat niektórych konsekwencji wykorzystania nowoczesny technologii w procesie udzielania zleceń. Przed zawarciem umowy z zagranicznym kontrahentem zachęcamy do konsultacji z doświadczonym prawnikiem.

Poznań, Berlin, Szczecin, dnia 07.01.2020 r.

Paweł Majewski, LL.M. (Universität Potsdam)

Radca Prawny / Polnischer Anwalt (Mitglied der Rechtsanwaltskammer Berlin)